想管理更有效　何不善用Google Docs？

一到暑假，家長便會接到學校如雪片般飛來的電郵，通知小朋友假期的各項安排，一不留神郵箱便會被大量郵件「塞爆」。原因很簡單，學校的郵件都會加上附件，家長除要花費大量時間下載，郵箱「被爆」亦是平常事。

老實說，對於大部分學校還在使用上世紀古董級別的學習管理系統（Learning Management Systems，LMS），我真的感到非常驚訝。現今是雲端時代，學校、老師和家長大可以活用科技，為LMS提升功能。

在我們日常生活中，「雲」已經無處不在。例如智能電話內的通訊錄，便是使用了Apple iCloud或Google Docs的服務。

電郵附件下載快 溝通效率高

免費兼功能強大的Google日曆更是不少人的心頭好；需要分享檔案，可以將文件上傳到Google Docs，再將連結電郵予朋友，方便快捷。

在電郵上加上附件和上傳在雲端供朋友下載，兩者有甚麼分別？若是與多人分享檔案，例如學校有事需要通知家長，差別可以相當驚人。不妨和大家分享一個冷知識，假設學校電郵一個10MB的PPT文件給800名學生家長，將會產生8GB數據流量，足以令服務器「塞車」。

利用雲端科技，除了可以避免服務器堵塞外，亦可令家長與老師之間的溝通更有效率，例如在採集家長意見之時，老師與其逐一查閱回覆電郵，倒不如利用forms.google.com創建表格，再郵寄連結給家長直接回應，這樣老師在查看和記錄時會更為方便，亦避免出現「看漏」的情況。

我們在流動裝置上查看電子郵件、存取網頁或更新行事曆，都是利用雲端科技。既然「雲」已經滲透我們的日常生活，學校何不考慮，讓LMS也來一個雲上之旅？

全文刊於《經濟日報》